MAKALAH KOMUNIKASI ORGANISASI DIPEMERINTAHAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi pemerintahan yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam pemerintahan, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan pemerintahan

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan.  Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.

B.   Rumusan Masalah

1.             Apa pengertian komunikasi

2.             Apa pengertian manajer Pengetahuan

C.    Tujuan Pembahasan

1.             Mengetahui Pengertian Komunikasi Dipemerintahanan

2.             Mengetahui Ciri-ciri pesan yang efektif.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

Komunikasi adalah salah satu kunci penting dalam berorganisasi sehingga mencapai tujuan adalah tergantung terhadap kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain.

B.    Proses Komunikasi

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:

a.            Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

b.            Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.

c.            Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.

d.           Penerimaan mendapatkan pesan, agar komunukasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.

e.            Penerimaan menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

f.             Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).

C.      Tujuan dan Unsur-Unsur Komunikasi

               Komunikasi merupakan suatu yang sangat pokok dalam setiap hubungan orang-orang, begitu pula dalam suatu organisasi terjadinya komunikasi tentunya ada tujuan yang ingin dicapai. Hal sesuai dengan pendapat Maman Ukas mengemukakan tujuan komunikasi sebagai berikut :

1.       Menentapkan dan menyebarkan maksud dari pada suatu usaha.

2.       Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.

3.       Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan efisien.

4.       Memilih, mengembangkan, menilai anggota organisasi.

5.       Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.

Selanjutnya Oteng Sutisna mengemukakan bahwa dalam proses komunikasi tentunya memerlukan unsur-unsur komunikasi, yaitu :

1.      Harus ada suatu sumber, yaitu seorang komunikator yang mempunyai sejumlah kebutuhan, ide atau infromasi untuk diberikan.

2.      Harus ada suatu maksud yang hendak dicapai, yang umumnya bias dinyatakan dalam kata-kata permbuatan yang oleh komunikasi diharapkan akan dicapai.

3.      Suatu berita dalam suatu bentuk diperlukan untuk menyatakan fakta, perasaan, atau ide yang dimaksud untuk membangkitkan respon dipihak orang-orang kepada siapa berita itu idtujukan.

4.      Harus ada suatu saluran yang menghubungkan sumber berita dengan penerima berita.

5.      Harus ada penerima berita. Akhirnya harus ada umpan balik atau respon dipihak penerima berita. Umpan balik memungkinkan sumber berita untuk mengetahui apakah berita itu telah diterima dan dinterprestasikan dengan betul atau tidak.

  Berdasarkan dari unsure-unsur tersebut, jelaslah bahwa dalam kegiatan komunikasi itu di dalamnya terdapat unsure-unsur yang ada dalam komunikasi, baik itu unsur sumber yang merupakan sebagai komunikator yang memiliki informasi atau berita yang akan disapaikan terhadap penerima informasi dengan melalui atau menggunakan saluran atau media komunikasi, antar unsur yang satu dengan yang lainnya jelas sekali adanya suatu keterkaitan, dan apabila salah satu unsur itu tidak ada kemungkinan proses komunikasi akan mengalami hambatan.

D.    Fungsi-Fungsi Komunikasi

Sesuai dengan tujuan dari komunikasi, maka dalam suatu organisasi komunikasi mempunyai beberapa fungsi. Hal ini sebagaimana menurut Maman Ukas bahwa fungsi komunikasi adalah :

1.      Fungsi informasi

2.      Fungsi komando akan perintah

3.      Fungsi mempengaruhi dan penyaluran

4.      Fungsi integrasi

Dari fungsi komunikasi tersebut, bahwa fungsi informasi, dengan melalui komunikasi maka apa yang ingin disampaikan oleh narasumber atau pemimpin kepada bawahannya dapat diberikan dalam bentuk lisan ataupun tertulis. Melalui lisan manajer atau pemimpin dengan bawahan dapat berdialog langsung dalam menyampaikan gagasan dan ide.

Fungsi komando akan perintah tentunya berkaitan dengan kekuasaan, di mana kekuasaan orang adalah hak untuk memberi perintah kepada bawahan di mana para bawahan tunduk dan taat dan disiplin dalam menjalankan tugasnya dengan penuh tanggung jawab. Suatu perintah akan berisikan aba-aba untuk pelaksanaan kerja yang harus dipahami dan dimengerti serta yang dijalankan oleh bawahan. Dengan perintah terjadi hubungan atasan dan bawhaan sebagai yang diberikan tugas.

Dalam fungsi pengaruh berarti memasukan unsure-unsur yang meyakinkan dari pada atasan baik bersifat motivasi maupun bimbingan, sehingga bawahan merasa berkewajiban harus menjalankan pekerjaan atau tugas yang harus dilaksanakannya. Dan dalam mepengaruhi bahwa komunikator harus luwes untuk melihat situasi dan kondisi di mana bawahan akan diberikan tugas dan tanggung jawab, sehingga tidak merasa bahwa sebenarnya apa yang dilakukan bawahannya itu merupakan beban, ia akan merasakan tugas dan tanggung jawab.

Pada fungsi integrasi bahwa organisasi sebagai suatu sistem harus berintegrasi dalam satu total kesatuan yang saling berkaitan dan semua urusan satu sama lain tak dapat dipisahkan, oleh karena itu orang-orang yang berada dalam suatu organisasi atau kelompok merupakan suatu kesatuan sistem, di mana seseorang itu akan saling berhubungan dan saling memberikan pengaruh kepada satu sama lain dalam rangka terciptanya suatu proses komunikasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. 

E. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Pemerintahan

a.          Fungsi kontrol, setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya, kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.

b.         Fungsi Motivasi, fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, senaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya.

c.          Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif, misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.

d.        Fungsi Informasi, fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada, individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.

Dari keempat fungsi tersebut di atas, tidak ada fungsi lain yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.

F.     Komunikasi yang efektif

Bentuk dasar komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi lebih penting dibandingkan kata-kata.

Bentuk kedua adalah komunikasi verbal berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuia pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.

Komunikasi nonverbal berbeda dengan verbal, yaitu tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya. Yang kedua komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan tanpa ungkapan, misalnya jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik keatas untuk menyediakan ruang bagi bola mata utnuk membelalak.

Bentuk yang ketiga adalah komunikasi tulisan. Dapat berupa memo, surat, e-mail, faksimilie, buletin, dan lain sebagainya yang ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media. Menurut Robbins (2003). Jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunya arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu.

Asas komunikasi, agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.

G.    Ciri-ciri Pesan yang Efektif

a.       Menyediakan informasi yang praktis, dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.

b.      Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.

c.       Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.

d.      Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.

e.       Membujuk dan menyediakan rekomendasai, biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh.

H.      Tantangan Komunikasi pada Masa Kini

a.       Perkembangan teknologi, internet, handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di pemerintahan sebagaimana dulu. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi.

b.      Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum, budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia  telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya.

c.       Organisasi yang berbasis tim, pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan.

Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu pengirim menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima mengirim pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.

Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

Berger, L.A. Changen Management. Chicago:Irwin, 1994.

Robbins, S. Organization Theory: Structure, Design, Application. NY: Prentice-Hall, 1990.

Sukoco, Badri M. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga, 2007.

Snowden, Dave . "Kompleks Kisah Mengetahui - Paradox dan Kesadaran Diri Deskriptif" . Jurnal Manajemen Pengetahuan , Edisi Khusus 6 (2), 2002